Une faune en pleine effervescence....

Publié le par AnarchivistiK Moe

Voilà déjà deux semaines passées à mon stage... Comme j'en ai parlé dans un autre article, j'y ai pour mission de mettre en place les bases d'un système de Records Management en m'appuyant sur les expériences de quelques services... (enfin les expériences que je suis en train de modifier profondément, finalement !)... Dans une entreprise n'ayant aucune culture archivistique, il est difficile d'imaginer que l'expérience des services puisse faire quelque chose en matière de RM. Enfin, Moe, ne sois pas mauvaise langue, tu n'as pas encore fait le tour de tous les services avec qui tu vas travailler...

Bref, ma constatation de ce début de stage est : L'Archiviste - Records Manager dépend des autres... Et oui ! Actuellement, j'attends qu'un service commente l'ébauche de tableau de gestion que j'ai pu faire, j'attends qu'un autre service puisse me recevoir (normalement, dans le cours de la semaine), j'attends qu'un troisième service me réponde !... Heureusement que le quatrième service m'a filé un plan de classement des activités à retravailler, ce que je suis en train de faire...

Bizarrement, c'est le service le moins organisé en matière d'archivage qui a un plan de classement ! Bon certes, il est à refaire ce plan de classement (parce qu'un peu redondant et un peu obsolète) mais c'est un plan de classement... Le premier service que j'ai visité (qui devrait normalement être organisé au regard de la nature des documents qu'il produit) avait juste une liste - une énumération de typologies documentaires avec une petite centaine d'entrées non organisée.... (et encore quand c'était des typologies documentaires)... Bref à se demander comment ils faisaient pour retrouver les durées à attribuer aux documents qu'ils voulaient enregistrer sur leur base de données "archives"...
Donc voilà, on dépend des autres mais les autres dépendent de nous aussi... car souvent, on laisse l'Archiviste-Records Manager trouver des solutions d'ordre organisationnel à des petits problèmes existentiels parce que de tous temps, le service a fonctionné comme ça pour contrer les petits problèmes existentiels donc l'Archiviste-Records Manager doit trouver la solution parce que le service veut garder ses petites spécificités mais il veut également s'intégrer dans une politique globale commune. Petits problèmes existentiels : besoins de garder des dossiers confidentiels, or on veut faire un outil commun à tous les services pour le RM... Du coup les descriptions seront visibles par tous (même si on parle d'habilitation quant à l'accès des documents)... bon beh y'a plus qu'à méditer sur ce genre de petits problèmes existentiels.... Heureusement qu'on voulait à la base mener une politique de transparence dans la boîte...
Bref quoiqu'il se passe, l'Archiviste-Records Manager a ou doit trouver la solution.

Cependant moi personne ne peut me dire comment lutter contre l'envie de regarder les petits lapins s'amusant au bas de ma fenêtre ou des petits fourmis se promenant sur mon bureau ou sur mon ordinateur. Et oui, il y a une faune en pleine effervescence qui s'amuse pendant que moi je passe toute la journée sur un plan de classement d'activités aux termes tellement techniques que je ne comprends pas bien tous les aspects que ces termes peuvent revêtir... Bref, je dois continuer mon ébauche et la faire corriger et valider par les pros... Mais bon ça va, le chef de service est disposé à répondre à toutes mes questions quand je comprends vraiment pas, m'a-t-il dit... Heureusement que les gens sont gentils avec moi, ça encourage ! :)

Publié dans Petites expériences

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Moe 20/03/2008 13:37

Et oui ! effectivement ! C'est assez habituel finalement dans notre métier. mais je le ressens vraiment encore plus dans les fonctions du records management. Limite handicapant, de temps en temps... Toujours en attente des autres qui attendent énormément de nous et notamment, leur faciliter la vie au MAXIMUM... Et puis le statut de stagiaire n'aide pas forcément !

Deline 17/03/2008 21:53

Et oui et il y a aussi le cas où on trouve la solution et où on nous dit "Mais j'ai pas le temps de faire ça !" Ben oui, mais pourtant c'est la seule solution...J'ai aussi eu le cas où la secrétaire ne retient qu'une seule chose de l'entretient "mais comment vous faites les copies d'écran ?"...Bon courage !